polski english

Struktura organizacji - Zarząd Oddziału

Na Zarząd Oddziału składa się 6 Koordynatorów programów stałych (LEO, LPO, LORP, LOME, LORA, LORE) oraz :

Prezydent

Przewodniczący. Osoba, która reprezentuje Was przed Władzami Uczelni, administracją, często w kontaktach z partnerami Oddziału. Jest głównym łącznikiem pomiędzy Zarządem Głównym a Wami. Szef w mniejszym stopniu angażuje się w pojedyncze akcje, choć często bierze udział w tych największych, wymagających sporego doświadczenia. Jego priorytetami są: zarządzanie budżetem oddziału, ustalanie strategii marketingowej, budowanie zespołu, promocja, marketing oraz PR Oddziału i ciągły nadzór nad jego skutecznym funkcjonowaniem. Pamiętajcie że jedną głową musi objąć całą organizacje, której trzonem jest przeszło 20 osób z Zarządu Oddziału, a łącznie ponad 150 na uczelni. Jeśli macie problem z którym chcecie się zwrócić – miejcie na uwadze że nie jesteście jedyni. Pierwszą osobą do kontaktu jest Wasz Koordynator Programu Stałego. Jeżeli on nie odpowiada na Wasze prośby lub macie sprawę, którą chcecie przedstawić bezpośrednio Prezydentowi to określajcie priorytetowość swoich potrzeb. Jeżeli jest to sprawa pilna to wyraźnie to zaznaczcie. Nie czekajcie też na odpowiedź na maila, tylko weźcie telefon i zadzwońcie. Pamiętajcie jednak, że w natłoku spraw łatwo o czymś zapomnieć, więc jeśli Szef mówi, że zrobi, ale się spóźnia, to warto mu czasem podesłać wiadomość przypominającą.

Kontakt: prezydent@olsztyn.ifmsa.pl


Skarbnik

Zajmuje się pieniędzmi. Wszelkie prośby o dofinansowania na akcje składane są właśnie poprzez niego. W trakcie opisu wydatku musicie uzasadnić jego racjonalność, żeby nie pojawiły się sytuacje „Potrzebujemy 1000zł – dawaj kasę”. Pamiętajcie również że każda prośba rozpatrywana jest przez Skarbnika i Prezydenta indywidualnie, a w razie braku uzasadnienia wydatku, pieniądze nie zostaną udostęnione. W trakcie składania prośby o dofinansowanie akcji musicie zawrzeć pełen opis tj: nazwa akcji/data akcji/materiał/jeśli wydruk poligraficzny (ilość/gramatura/rozmiar) np.: „KursSzycia/22.02.2022/Plakat/20sztuk/120gram/A1 .

Kontakt: skarbnik@olsztyn.ifmsa.pl

Sekretarz

Zajmuje się organizowaniem pism i sygnatur. Pisma (napisane na papierze firmowym) przechodzą najpierw przez Koordynatora Projektu następnie Koordynatora Programu Stałego i dopiero do Sekretarza. Koordynator Programu Stałego recenzuje oraz poprawia pismo, które następnie jest archiwizowane i nadawana jest jemu sygnatura. Żadne pismo nie może zostać wysłane bez sygnatury i zgody Sekretarza.

Kontakt: sekretarz@olsztyn.ifmsa.pl


Wiceprezydent Oddziału ds. marketingu

Nie jest członkiem zarządu, jednak ilość jego obowiązków oraz waga jego funkcji sprawiają, iż ma wpływ na wiele wydarzeń w Oddziale. Pracuje w ścisłym kontakcie z Prezydentem. Jest odpowiedzialny za tworzenie strategii marketingowej oraz za nadzór nad Zespołem ds. Marketingu. Fundraising, promocja, media, partnerzy, gadżety, banery, rollupy, ulotki, akcje promocyjne, filmy – to wszystko jego działka.

Kontakt: vpe@olsztyn.ifmsa.pl

© 2017 IFMSA-Poland Oddział Olsztyn
Realizacja: indemi.pl     projekt graficzny: Wasacz.pl